Por que retenções de dados para fins legais não são uma alternativa viável para backups

A Microsoft não fornece ferramentas de backup e recuperação para os serviços do Office 365 e não tem planos de incluí-las no futuro. Algumas organizações utilizam retenções legais (litigation holds) como substituto para a proteção de dados de e-mail, mas esse método não atende a todos os requisitos esperados de uma solução de backup.

Uma retenção legal aplicada a caixas de e-mail ou pastas de caixas de e-mail impede efetivamente a exclusão intencional ou acidental de dados, preservando-os para processos judiciais ou para atender a requisitos regulatórios. Embora as retenções sejam capazes de preservar os dados existentes, existem alguns obstáculos que as impedem de substituir adequadamente um backup.

1. Uma retenção de dados não cria uma cópia dos dados em um local físico secundário.

As retenções não criam uma cópia dos seus dados de e-mail que possa ser armazenada em um local seguro. O objetivo é proteger os dados contra sabotagem ou exclusão acidental quando eles possam ser necessários em uma disputa judicial em andamento.

Considere uma situação em que um e-mail seja infectado por ransomware. Você não poderá excluí-lo se a caixa de e-mail estiver sob retenção. Além disso, como não existe uma cópia secundária dos dados, não há como excluir apenas o e-mail infectado e restaurar o restante do conteúdo.

2. O tamanho da caixa de e-mail e os custos de armazenamento podem aumentar rapidamente com o uso de retenções.

O e-mail continua sendo o principal meio de comunicação tanto dentro das organizações quanto com os clientes. Como o Exchange permite anexos de até 150 MB por e-mail, não é incomum que uma caixa de e-mail fique cheia, especialmente quando recebe muitas mensagens com anexos.

Como a retenção legal não permite excluir e-mails nem outros itens da caixa, como anotações e diários, você inevitavelmente precisará de mais espaço de armazenamento e acabará pagando mais por isso.

3. A retenção não oferece a opção de restaurar caixas de e-mail   diretamente.

Quando um funcionário deixa uma organização, pode ser difícil mover determinadas pastas de uma caixa de e-mail para a de outro colaborador. Embora seja relativamente simples exportá-la inteira como um arquivo PST, o processo não é tão fácil quando é necessário mover apenas pastas específicas.

Com uma ferramenta eficiente de backup do Exchange, você pode restaurar uma caixa de e-mail inteira ou apenas parte dela com apenas alguns cliques.

A vantagem do RecoveryManager Plus  

É aí que uma ferramenta de backup do Exchange, como o RecoveryManager Plus, faz toda a diferença. Em vez de depender de retenções para proteger os dados das caixas de e-mail do Exchange, você pode utilizar o RecoveryManager Plus para manter uma cópia não executável da caixa de e-mail na forma de um backup ou arquivo PST, impedindo que ameaças de ransomware se espalhem. Além disso, você pode proteger facilmente o ambiente do Exchange excluindo e-mails corrompidos.

Você pode manter uma cópia de todos os dados das caixas de e-mail em seus repositórios de backup e aplicar políticas rigorosas de retenção em seu ambiente Exchange para reduzir o tamanho das caixas de e-mail. Os recursos de restauração point-in-time do RecoveryManager Plus permitem restaurar caixas de e-mail inteiras, pastas específicas ou até mesmo itens individuais para a mesma caixa de e-mail ou para outra.

Para conhecer na prática como o RecoveryManager Plus realiza backup e restauração do Exchange, experimente a demonstração online do produto ou baixe uma avaliação gratuita de 30 dias.

Artigo traduzido. Conteúdo original escrito por Dhilip R.

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