Os 9 principais benefícios da automação de workflows que você precisa conhecer
O status quo
Manter-se relevante em um ambiente desafiador e em constante mudança é um verdadeiro obstáculo no cenário corporativo contemporâneo. A concorrência é acirrada, as inovações são abundantes e a mudança é a única constante. As organizações precisam inovar continuamente para sobreviver diante dos desafios constantes.
O que uma organização e seus stakeholders podem fazer para se manterem relevantes?
Uma abordagem prática seria buscar uma maneira de superar redundâncias, ineficiências e gargalos para alinhar a organização rumo à viabilidade e sustentabilidade.
Como alcançar esse objetivo? Uma abordagem é digitalizar e automatizar os processos organizacionais, incluindo a implementação de estratégias como a automação de workflows, para garantir a viabilidade.
O que é automação de workflows?
A automação de workflows consiste na execução de fluxos de trabalho utilizando metodologias assistidas por software, em vez de esforços manuais repetitivos. A automação de fluxos de trabalho proporciona uma gestão eficaz dos fluxos de trabalho, garantindo uma gestão eficiente das tarefas, permitindo a entrada de dados digitalizados, promovendo a gestão otimizada dos processos de negócio e assegurando a alta produtividade das operações comerciais.
A necessidade de automação do fluxo de trabalho
Você precisa de automação de fluxo de trabalho pelos seguintes motivos:
A demanda por viabilidade
Para manter a relevância de uma organização na economia, e até mesmo para preservar seu status quo, é fundamental que ela adote abordagens contemporâneas de digitalização. Aproveitar estratégias como a automação de fluxos de trabalho para se manter viável e relevante é crucial.
A necessidade de ter uma vantagem competitiva
As empresas estão em constante inovação. Hoje, para se manter na vanguarda da economia, a transição de métodos de execução arcaicos para a digitalização completa é vital. A automação de fluxos de trabalho proporciona essa vantagem competitiva tão necessária em relação a outras empresas que utilizam métodos operacionais obsoletos. Quando utilizada com diligência, a automação de fluxos de trabalho permite que uma organização supere aquelas que ainda não a utilizam.
A necessidade de precisão
A precisão é de suma importância em processos críticos de negócios. Os esforços manuais dependem do fator humano, que é propenso a imprecisões. No entanto, devido à sua natureza digital, a automação de fluxos de trabalho garante alta precisão, uma vez que as tarefas executadas por sistemas digitais, como computadores e softwares, são praticamente isentas de erros. Isso torna essencial a implementação da automação de fluxos de trabalho em organizações que buscam altos padrões de qualidade em todas as suas operações.
A necessidade de lidar com tarefas rotineiras
Os processos de negócios têm uma tendência inerente à repetição. Tarefas repetitivas, como a entrada de dados, consomem o tempo valioso de mão de obra altamente qualificada, prolongam a execução dos processos e oferecem satisfação limitada ao cliente. Portanto, essas tarefas repetitivas precisam ser executadas de forma eficiente, por meio de softwares de automação de fluxo de trabalho. Além disso, a automação de processos repetitivos é essencial para melhorar a eficiência e a produtividade.
Na era digital, executar processos manualmente tornou-se praticamente reinventar a roda. A necessidade de viabilidade, a busca por vantagem competitiva e a exigência de precisão reforçam a importância da automação do workflow.
Como escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho!
Benefícios da automação do fluxo de trabalho
Existem diversos benefícios que uma empresa pode obter com a automação de fluxos de trabalho ao implementá-la. Principalmente, o software de automação de fluxos de trabalho auxilia no aumento da viabilidade da organização. Ele fornece um gerenciamento abrangente de workflows para automatizar tarefas manuais e otimizar processos de negócios. Também oferece outros benefícios, que veremos a seguir.
Benefício 1: Maior eficiência
Na automação de workflows, os dados empresariais são encaminhados por meio de sistemas digitais. Não há execução manual dos processos de fluxo de trabalho. Isso garante alta produtividade e maior eficiência, pois os processos digitalizados eliminam a possibilidade de erro humano.
Você pode realizar mais tarefas com menos esforço e aumentar significativamente a eficiência dos seus funcionários. Você utilizará os recursos de forma otimizada e reduzirá drasticamente o desperdício de esforço.
Como resultado, as organizações obtêm maior eficiência. Você aumenta a eficiência do fluxo de trabalho organizacional ao utilizar soluções de automação de workflows para direcionar os processos de negócios, abandonando os processos manuais e migrando para processos automatizados e simplificados.
Benefício 2: Precisão aprimorada
Tarefas e processos manuais tendem a apresentar imprecisões devido ao fator erro humano. Reduzir erros manuais é imprescindível. A natureza digital das máquinas e o software de automação de fluxo de trabalho garantem alta precisão na execução de tarefas repetitivas. Operações digitalizadas têm margem de erro limitada e otimizam os fluxos de trabalho, garantindo alta precisão constante.
Benefício 3: Aumento da produtividade dos funcionários
A automação de workflows elimina o peso de tarefas manuais árduas, digitalizando-as. Assim, os funcionários têm mais tempo para se concentrar em tarefas críticas e criativas, em vez de se dedicarem a atividades rotineiras e repetitivas que os sobrecarregam. Com a automação de fluxos de trabalho, os funcionários são capacitados para produzir mais, com sua produtividade aprimorada por diversas ferramentas digitais disponíveis. Um fluxo de trabalho automatizado permite que os funcionários se concentrem no essencial, exercitem sua criatividade e não se percam em tarefas redundantes, como a entrada de dados.
Benefício 4: Análise dos dados
Uma organização típica gera uma grande quantidade de dados quando processos de negócios são executados, como transações de varejo e processos de fabricação.
Ao executar processos manualmente, é necessário interpretar manualmente os dados gerados, o que aumenta as chances de erro humano. Além disso, esse processo é demorado. Para evitar erros humanos, a implementação de softwares de digitalização e automação de fluxo de trabalho é uma solução útil.
A automação de workflows oferece ferramentas, como algoritmos de visualização de dados, para visualizar e gerar informações relevantes a partir de dados brutos de negócios. É possível converter dados brutos em informações acionáveis e extrair insights com facilidade. Esses insights permitem que as partes interessadas e os tomadores de decisão de uma organização tomem decisões informadas que melhoram as perspectivas econômicas da empresa.
Benefício 5: Crescimento acelerado
A automação de fluxos de trabalho acelera o crescimento de uma organização. À medida que as máquinas assumem a execução manual de tarefas, mais processos e tarefas podem ser concluídos em menos tempo. Consequentemente, é possível inserir mais informações nos processos organizacionais, criando um ciclo produtivo. Isso garante um crescimento acelerado, permitindo que a organização atenda a mais partes interessadas e clientes de forma integrada e eficiente.
Benefício 6: Viabilidade garantida
Acompanhar a evolução tecnológica é um aspecto importante da automação de fluxos de trabalho. Ao implementar os avanços tecnológicos mais recentes em sua organização por meio de abordagens de automação de fluxos de trabalho, sua empresa pode competir de forma mais eficiente com seus concorrentes no mercado. Além disso, a redução de custos resultante da automação de fluxos de trabalho garante a saúde financeira da organização. Esses benefícios promovem a viabilidade da organização diante de uma concorrência acirrada.
Benefício 7: Experiência aprimorada do cliente
Ao automatizar suas tarefas e fluxos de trabalho, você geralmente reduz o tempo de execução de outras tarefas demoradas. Processos automatizados executados com eficiência aprimoram a experiência do cliente, proporcionando uma experiência excepcional durante as interações com sua organização. Isso gera feedback positivo, melhora as operações comerciais e justifica o uso da automação de fluxos de trabalho para otimizar processos e eliminar a intervenção humana em muitas operações comerciais.
Benefício 8: Maior satisfação dos funcionários
As ferramentas de automação de workflows dão suporte ao processo de automatização. Quando os funcionários utilizam fluxos de trabalho automatizados, o esforço gasto é muito menor em comparação com a execução manual dessas ações. Os custos operacionais são reduzidos devido ao menor tempo dedicado a processos práticos, e a organização frequentemente experimenta um crescimento excepcional, pois os funcionários são capacitados a criar fluxos de trabalho digitais e automatizados para lidar com processos manuais repetitivos. A automação de tarefas simplifica as atividades diárias e, muitas vezes, garante maior satisfação dos funcionários.
Benefício 9: Aumento dos lucros
Em conjunto, esses benefícios ajudam uma organização a aproveitar a automação do fluxo de trabalho para alcançar maiores lucros. Os ciclos de feedback positivo resultantes fortalecem a organização a cada iteração da automação do workflow. O aumento dos lucros pode ser direcionado para melhorias na força de trabalho, investimentos em P&D e reestruturação organizacional. Isso contribui para o crescimento contínuo da organização.
Os benefícios justificam a transição da sua infraestrutura de rede de um modo analógico para um digital. A eficiência operacional é aprimorada. A automação de fluxos de trabalho economiza tempo dos funcionários e otimiza os principais indicadores de desempenho.
Implementando a automação do workflow
Existem diversas ferramentas e softwares de automação de workflow disponíveis no mercado para automatizar tarefas repetitivas e processos de negócios. É aconselhável considerar a utilização de uma plataforma completa de automação de fluxo de trabalho que possa transformar facilmente processos manuais em automatizados.
O que é uma plataforma de automação de workflow?
Uma plataforma de automação de fluxo de trabalho é um conjunto de ferramentas fornecidas como uma solução única para permitir a automação de fluxos de trabalho, processos de negócios e tarefas.
Tipos de plataformas de automação de workflow
Existem diferentes tipos de plataformas de automação de workflow para otimizar a eficiência do fluxo de trabalho na indústria atual.
Os mais importantes são:
Suítes de gerenciamento de processos de negócios (BPM)
Software de automação robótica de processos (RPA)
Plataformas no-code
Plataformas low-code
Suítes BPM
Essas suítes oferecem automação de workflow com recurso de arrastar e soltar, permitindo a criação de processos e fluxos de aprovação por meio de interfaces visuais. As suítes BPM podem orquestrar o fluxo de aprovação entre diversas partes interessadas em uma organização. No entanto, elas são caras, têm uma curva de aprendizado acentuada, exigem muitos recursos e demandam bastante esforço para implementação.
Software RPA
Este software simula a interação humana com aplicações. O software RPA realiza a entrada de dados e reduz a necessidade de tarefas manuais e intervenção humana nos processos de negócios. No entanto, o software RPA só consegue automatizar ações repetitivas, e a personalização é complexa. Além disso, você precisará instalar o software de automação robótica de processos em suas máquinas, pois ele não funciona na nuvem, e a aquisição de licenças pode ser bastante cara.
Plataformas no-code
Projetadas para o futuro e eficientes, as plataformas no-code permitem que os usuários automatizem fluxos de trabalho utilizando ferramentas intuitivas de apontar e clicar e arrastar e soltar. As plataformas no-code não exigem conhecimento técnico. No entanto, apresentam algumas desvantagens.
Atualmente, não é possível personalizá-las para atender a requisitos específicos, sendo necessário utilizar apenas os recursos oferecidos pelo fornecedor. Além disso, elas criam uma "dependência de fornecedor", o que significa que a plataforma fornecida pelo fornecedor deve ser utilizada enquanto as operações dependerem dela. A integração com outros softwares ao usar plataformas no-code também é complexa.
Plataformas low-code
As plataformas low-code permitem automatizar fluxos de trabalho com o mínimo de programação. Elas oferecem uma interface visual de arrastar e soltar, do tipo "O que você vê é o que você obtém" (WYSIWYG), para automatizar seus processos de negócios e seus fluxos de trabalho de forma integrada. Usando uma interface de apontar e clicar, você pode implementar a automação de fluxos de trabalho .
A principal diferença entre plataformas no-code e low-code reside na capacidade de personalização. Para personalizar suas regras de negócio, processos e workflow de forma granular, as plataformas low-code são a melhor opção. Além disso, elas são capazes de se integrar com a maioria dos softwares existentes em uso atualmente.
As plataformas low-code exigem apenas conhecimento técnico mínimo, permitindo que qualquer pessoa, independentemente do nível de experiência técnica, comece a automatizar fluxos de trabalho. Para implementar lógicas personalizadas complexas, pode-se utilizar o recurso de script "low-code" dessas plataformas. Essas linguagens de script, como o "Deluge", no caso da plataforma ManageEngine AppCreator, são fáceis de aprender e usar, pois sua sintaxe é semelhante à da língua inglesa escrita.
Existem diferentes tipos de plataformas de desenvolvimento de aplicações low-code , incluindo o ManageEngine AppCreator, que você pode instalar em suas próprias máquinas, e o Zoho Creator, que é hospedado na nuvem.
Confira os recursos de automação de fluxo de trabalho!
Melhores práticas a seguir ao automatizar workflows
Aqui estão algumas práticas essenciais para orientá-lo durante o processo:
Defina objetivos claros: Identifique o que você deseja alcançar com a automação, como reduzir a entrada manual de dados ou acelerar as aprovações.
Analise os processos atuais: mapeie os fluxos de trabalho existentes e identifique ineficiências ou áreas que podem ser aprimoradas.
Comece pequeno: Comece automatizando tarefas mais simples antes de expandir para processos mais complexos.
Envolva as principais partes interessadas: Garanta que os membros certos da equipe estejam envolvidos para alinhar a automação às necessidades do negócio.
Monitore e otimize: Analise regularmente os fluxos de trabalho automatizados para identificar oportunidades de simplificá-los ou otimizá-los ainda mais.
Garanta a escalabilidade: projete fluxos de trabalho que possam crescer com o seu negócio à medida que as necessidades evoluem.
Priorize a experiência do usuário: Garanta que as ferramentas utilizadas para automatizar workflows sejam fáceis de serem adotadas e utilizadas continuamente pelos funcionários.
Teste minuciosamente: Realize testes para garantir que os fluxos de trabalho operem conforme o esperado antes da implementação completa.
Garanta a conformidade e a segurança: Automatize de forma a cumprir os requisitos regulamentares e proteger os dados sensíveis.
Treine os funcionários: Instrua os funcionários sobre os benefícios e a funcionalidade dos fluxos de trabalho recém-automatizados.
Por que o ManageEngine AppCreator é ideal para automatizar fluxos de trabalho em sua empresa?
O ManageEngine AppCreator é uma plataforma on-premises low-code, com funcionalidade WYSIWYG (o que você vê é o que você obtém) de arrastar e soltar, com poderosos recursos de automação de workflow.
Eis por que o AppCreator pode ser uma boa opção para o seu negócio:
Facilidade de uso: Com sua interface de arrastar e soltar, você pode automatizar fluxos de trabalho rapidamente, sem a necessidade de amplo conhecimento técnico.
Flexibilidade: O AppCreator permite fluxos de trabalho simples e complexos, com lógica personalizável para atender às necessidades do seu negócio.
Segurança reforçada: Executar em sua própria infraestrutura significa que você tem controle total sobre a segurança de seus fluxos de trabalho.
Fácil de integrar: Integre o AppCreator perfeitamente com outras ferramentas e softwares que você já utiliza, garantindo operações tranquilas em toda a sua organização.
Relação custo-benefício: Economize em custos de desenvolvimento a longo prazo, minimizando a necessidade de desenvolvedores externos.
Você pode usá-lo para automatizar os workflows da sua organização, e sua natureza on-premises significa que seus fluxos de trabalho automatizados são executados em seus próprios computadores. Tudo o que você precisa fazer é instalar a plataforma em suas máquinas e começar a automatizar seus workflows!
Utilize o AppCreator hoje mesmo para automatizar perfeitamente os fluxos de trabalho da sua organização.
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Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.